Agent·e administratif·ve

CE QUE NOUS OFFRONS

• Rémunération compétitive avec augmentation salariale annuelle
• Programme d’Aide aux Employés et aux familles (PAE) dès le jour 1
• Remboursement à 50 % des frais de transport en commun
• Cafétéria sur place et collations santé gratuites

QUART DE TRAVAIL

Poste temporaire (3mois), temps plein, de jour, du lundi au vendredi

MISSION

Le Centre Métropolitain de Chirurgie s’adresse à une patientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino-laryngologiques. De plus, le CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la patientèle.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

L’agent·e administratif·ve apporte un soutien constant au bureau GrS et à la patientèle. Cette personne est responsable de l’ouverture et du suivi des dossiers des patients·es.  Ses tâches nécessitent des connaissances techniques, un niveau élevé de confidentialité et une collaboration étroite avec les équipes dans la réalisation des divers mandats. Une approche patient·e par courriel et téléphonique très développée est de mise, et ce, en toute circonstance. Le travail d’équipe et le partage de l’information dans le respect des normes et niveaux de confidentialité sont requis en tout temps.      

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

• Faire l'ouverture des nouveaux  dossiers de patients·es dans Medesyn;
• Créer des dossiers  électroniques et dossiers papiers ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par télécopie ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courrier ;
• Traiter, numériser, imprimer et classer quotidiennement les documents reçus par courriel ;
• Répondre aux courriels info Grs ;
• Répondre aux courriels de  correspondances ;
• Effectuer un support  téléphonique aux patients·es ;
• Retourner les appels des patients·es dans un délai de 24-48 heures ;
• Remplacer  les collègues de la réception GrS lors d'absence, de maladie ou de diner  lorsque nécessaire ;
• Tenir la liste d’attente à  jour ;
• Faire le suivi des documents  manquants des dossiers ;
• Faire le suivi des ouvertures de dossiers de plus de trois mois ;
• Envoyer les pochettes trans aux  nouveaux·lles patients·es ;
• Numériser les formulaires de  justification des chirurgies de correction ;
• S’assurer que les dossiers sont complets et conformes avant de les soumettre à l’équipe préopératoire ;
• Vérifier les retours des pochettes par la poste ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande du·de la supérieur·e immédiat·e.

 EXIGENCES

• Expérience minimum d’une année dans un poste similaire
• Expérience dans un domaine médical, un atout
• Parfait bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) afin de pouvoir communiquer avec la patientèle francophone et anglophone
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

QUALITÉS REQUISES

• Respect des lois de confidentialité
• Autonomie
• Bonne gestion des priorités
• Dynamisme
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travailler en équipe