Adjoint(e) administratif(ve) – Construction

Montreal and Laurentians | Poste permanent | Administration et soutien aux projets

Chez SIROY, une bonne administration ne se remarque pas toujours. Mais lorsqu’elle est bien faite, l’information circule, les suivis avancent et toute l’équipe peut se concentrer sur ses projets.

On cherche une personne organisée, débrouillarde et attentive aux détails pour soutenir la direction, les chargés de projet, la comptabilité et les équipes de chantier.

Quelqu’un qui aime mettre de l’ordre dans les choses, qui n’attend pas trois rappels pour faire un suivi et qui comprend qu’un document bien classé aujourd’hui peut éviter bien des problèmes demain.

Ton rôle

Tu occuperas une place centrale dans les opérations administratives de SIROY.

Tes responsabilités seront variées et évolueront selon les projets. Tu devras notamment :

• répondre aux appels, aux courriels et aux demandes générales, puis les acheminer aux bonnes personnes;

• préparer, réviser et mettre en page des courriels, lettres, tableaux et autres documents;

• ouvrir, organiser et maintenir à jour les dossiers administratifs des projets;

• classer les plans, devis, addendas, soumissions, contrats, bons de commande et autres documents;

• soutenir les chargés de projet dans la préparation des appels d’offres et le suivi des soumissions;

• préparer certains contrats, bons de commande et documents à partir de nos modèles;

• recueillir et vérifier les documents requis auprès des fournisseurs et sous-traitants;

• recevoir les factures, effectuer une première validation et les transmettre aux personnes responsables;

• collaborer avec la comptabilité au suivi des approbations, paiements et documents manquants;

• planifier des réunions, préparer les documents nécessaires et noter les suivis importants;

• tenir à jour les coordonnées des clients, professionnels, fournisseurs et sous-traitants;

• effectuer le suivi des échéances administratives et relancer les intervenants lorsque nécessaire;

• soutenir la préparation des dossiers de fermeture de projet, incluant les garanties, manuels et documents de fin de chantier;

• commander les fournitures et contribuer au bon fonctionnement du bureau;

• participer à l’amélioration de nos outils, modèles et méthodes de travail.

Tu travailleras avec plusieurs personnes et plusieurs dossiers en même temps. Il faudra donc savoir établir les priorités, poser les bonnes questions et garder une vue claire sur ce qui reste à faire.

Le profil recherché

On cherche avant tout quelqu’un de fiable, structuré et agréable avec qui travailler.

Tu es une personne qui :

• possède de l’expérience dans un poste administratif ou de coordination;

• est très organisée et attentive aux détails;

• maîtrise bien le français écrit et parlé;

• est à l’aise avec les logiciels de bureautique, les tableaux et les outils numériques;

• apprend rapidement de nouveaux systèmes de gestion;

• sait gérer plusieurs demandes sans perdre les suivis importants;

• communique clairement et professionnellement;

• fait preuve de jugement et de discrétion;

• prend des initiatives et cherche des solutions;

• est capable de travailler de façon autonome tout en collaborant avec l’équipe;

• aime que les dossiers soient complets, bien classés et faciles à comprendre.

Une formation en administration, bureautique, comptabilité ou gestion constitue un atout. Une expérience dans le domaine de la construction, de l’architecture, de l’ingénierie ou de l’immobilier serait particulièrement appréciée.

On ne s’attend pas à ce que tu connaisses tous nos processus dès le premier jour. On cherche quelqu’un qui écoute, pose des questions et veut comprendre comment les projets fonctionnent.

Les projets SIROY

SIROY est entrepreneur général et possède ses propres équipes de charpentiers-menuisiers.

On réalise principalement des constructions neuves et des rénovations majeures, de Montréal jusqu’à Mont-Tremblant, avec une forte présence dans les Laurentides.

Nos projets comprennent notamment des résidences haut de gamme et des réalisations architecturales complexes qui demandent coordination, précision et souci du détail.

Derrière chaque réalisation, il y a des chargés de projet, des surintendants, des menuisiers, des professionnels, des fournisseurs et des partenaires qui doivent pouvoir compter sur une administration solide.

C’est là que ton travail fera une réelle différence.

Travailler chez SIROY

SIROY est une entreprise en croissance où les gens ont la possibilité de prendre leur place et d’avoir un impact concret.

Nos processus sont bien établis, mais il reste toujours de la place pour proposer une meilleure façon de faire, simplifier un suivi ou améliorer un outil.

On veut garder les choses simples : les gens se parlent, les questions se posent et les problèmes se règlent rapidement.

On travaille sérieusement, sans se prendre trop au sérieux.

Nos valeurs : Créer des liens. Créer des moments. Avoir du fun. Se dépasser. Redonner.

Ski, pêche, soupers, activités sportives ou implication pour une cause : on veut bâtir une entreprise où les gens sont fiers de leur travail et apprécient les personnes avec qui ils travaillent.

Notre travail a notamment été reconnu aux Grands Prix du Design et aux Prix Domus. Mais ces réalisations sont d’abord le résultat d’une équipe engagée, au bureau comme sur les chantiers.

Tu es organisé(e), tu aimes que les choses avancent et tu veux contribuer à des projets dont toute l’équipe peut être fière?

On veut te rencontrer.