Réceptionniste/Archiviste médical(e)

MISSION

Le centre de chirurgie Westmount Square est une clinique privée située au centre-ville avec un accès direct au métro Atwater. Elle est dotée de 2 blocs opératoires et d'une salle de réveil pouvant accueillir jusqu’à 10 patients.

Ayant à coeur d’offrir des services de santé humains et de qualité, la clinique se positionne comme chef de file des blocs opératoires privés au Québec, tant par la variété des chirurgies offertes (bariatrie, orthopédie, général, neurologie, etc) que par l’excellence des soins prodigués.

Le centre de chirurgie Westmount Square, c’est aussi une entreprise familiale. Le Dr Michel Gagner, chirurgien bariatrique mondialement reconnu, dirige la clinique depuis 2018 accompagnés de sa femme et ses 3 fils. Sa vision de la santé passe par le bien-être de son équipe et des patients ainsi qu’un souci pour l’environnement.

Dû au vif succès de la clinique, notre activité a triplé dans la dernière année, et nous sommes activement à la recherche de nouveaux talents partageant nos valeurs pour rejoindre l’équipe.

DESCRIPTION DU POSTE

Le ou la réceptionniste/archiviste médical(e) joue un rôle clé au sein de la clinique de chirurgie en assurant un accueil chaleureux et professionnel des patients. Il/elle répond aux appels, traite les demandes d’information et oriente les patients vers les bonnes ressources. En parallèle, il/elle gère et suit les dossiers médicaux en respectant les normes et lois en vigueur, tout en transmettant les informations nécessaires aux équipes pour soutenir les soins chirurgicaux et le bon fonctionnement du centre.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Accueil des visiteurs et des patients :

• Assurer un accueil chaleureux, courtois et professionnel dès l’arrivée à la clinique des visiteurs, patients, et employés de l'établissement tout en fournissant des informations utiles et en facilitant leur passage.
• S'assurer que les visiteurs et les patients se sentent les bienvenus et confortables dans les locaux.
• Répondre aux demandes de renseignements de base et fournir des informations utiles sur le centre.
• Répondre aux questions des patients concernant les procédures, les politiques de la clinique, les frais, etc.
• Gérer les rendez-vous.
• Confirmer les rendez-vous avec les patients par téléphone ou par courriel.
• Répondre aux demandes de changement de rendez-vous ou d'annulation en suivant les procédures établies.

Gestion des appels téléphoniques :

• Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et orienter les appels vers le service approprié.
• Prendre des messages précisément en l'absence du personnel concerné.
• Traiter les appels urgents de manière appropriée.

Support administratif :

• Effectuer des tâches administratives telles que la saisie de données, la transmission de documents aux patients et autres établissements etc.
• Collaborer avec le personnel médical pour s'assurer de la précision des informations des patients.

Coordination interne :

• Collaborer étroitement avec les infirmières, les médecins et le personnel médical pour garantir une communication efficace.
• Transmettre les informations pertinentes aux membres de l'équipe médicale en temps opportun.

Gestion des dossiers médicaux :

• Assurer la création, la mise à jour et l’archivage des dossiers médicaux des patients, incluant les documents préopératoires et postopératoires.
• S’assurer de la complétude des informations dans les dossiers (consentements, rapports chirurgicaux, analyses, etc.).

• S’assurer de la complétude des informations dans les dossiers (consentements, rapports chirurgicaux, analyses, etc.).

 Conservation et sécurité des données :

• Appliquer des mesures de sécurité pour protéger les renseignements médicaux contre tout accès non autorisé.

 Soutien opérationnel à l’équipe médicale et chirurgicale :

• Préparer les dossiers pour les chirurgies et consultations planifiées et fournir les documents pertinents en temps opportun.
• Assurer la disponibilité des informations pour les chirurgiens, anesthésistes et autres professionnels.

 Participation à la numérisation et modernisation :

• Participer à la transition vers le dossier médical électronique.
• Contribuer à l’amélioration des processus de gestion documentaire, incluant l’optimisation des systèmes électroniques et numériques.

 Veille réglementaire et respect des normes :

• Assurer la conformité avec les lois et les règlements en vigueur au Québec, notamment en matière de protection des renseignements personnels.
• Rester informé(e) des évolutions légales et technologiques.
• Toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

QUART DE TRAVAIL

Poste permanent, temps partiel, fin de semaine de jour (du vendredi au dimanche, de 6h30 à 14h30)

COMPÉTENCES REQUISES

• Bilingue Français/Anglais afin de pouvoir communiquer avec les patients francophones et anglophones
• Excellente communication verbale et écrite.
• Compétences en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des situations stressantes.
• Connaissance des procédures de sécurité et de confidentialité des données médicales.
• Maîtrise des logiciels de gestion de rendez-vous et de bureautique.
• Capacité à traiter les informations sensibles de manière confidentielle.
• Attitude professionnelle et empathique envers les patients.

QUALITÉS REQUISES

• Sens des responsabilités
• Respect des lois de confidentialité
• Autonomie
• Bonne gestion des priorités
• Dynamisme
• Capacité de travailler sous pression
• Capacité d’adaptation aux changements
• Esprit méthodique

FORMATION ET EXPÉRIENCES

• Diplôme pertinent d'un milieu scolaire en administration (un atout)
• Expérience de 2 ans en service à la clientèle dans le domaine du service
• Expérience antérieure dans un milieu de soins de santé (hôpital ou clinique) un atout