Quel sera votre impact en tant que secrétaire à l’ÉTS?

Vous serez une personne-ressource au bon fonctionnement et à l’efficacité de l’accueil et des opérations du secrétariat pour le Département du génie logiciel et des technologies de l'information. 

Au quotidien votre rôle sera de : 

• Assurer l’accueil du secrétariat du Département, en accueillant, renseignant et orientant avec courtoisie les étudiants, visiteurs, professeurs et membres du personnel.
• Effectuer la gestion du courrier, incluant la relève, le tri et l’acheminement auprès des destinataires concernés.
• Effectuer les appels de service auprès de la SGAI et de GUS pour soutenir les opérations du Département et assurer le suivi des demandes.
• Coordonner les achats de fournitures, tant pour le Département que pour les professeurs, en veillant à la disponibilité du matériel nécessaire.
• Administrer la gestion des clés, incluant l’émission, le suivi et la tenue des registres associés.
• Gérer les accès aux casiers destinés aux chargés de cours, en assurant une logistique fluide et bien documentée.
• Traiter les demandes d’accès aux locaux et laboratoires pour les étudiants, en appliquant les procédures en vigueur et en assurant un suivi rigoureux.
• Préparer les examens intra et finaux des enseignants qui vous sont assignés, incluant la reproduction, l’organisation et la mise à disposition selon les protocoles établis.
• Déposer les examens et configurer les paramètres d’évaluation sur Moodle et ENA Quiz, en vérifiant la conformité et la précision de l’information saisie.
• Coordonner la logistique des reprises d’examens intras, en orchestrant les horaires, les locaux et les communications avec les enseignants et les étudiants, afin d’assurer une organisation efficace, même en période de forte affluence.
• Exécuter diverses opérations administratives, telles que la préparation de documents, la saisie de données, la mise à jour de dossiers et le traitement de formulaires utilisés par l’unité.
• Effectuer toutes autres tâches cléricales nécessaires au soutien du Département.

Horaire: minimale 3 jours par semaine en présentiel, selon les besoins organisationnels afin d'assurer le service à la clientèle auprès de l’ensemble de la communauté étudiante et du corps enseignant du Département.

Sauf lors des périodes d'inscriptions, de débuts de sessions et d'examens finaux, où 5 jours en présentiel au travail seront alors requis.

Scolarité :

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Autres habiletés : 

• La suite Office n’a pas de secret pour vous. Word, Excel, Outlook et les outils collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous êtes autonome, organisé, avez une bonne gestion des priorités et aimez le travail d’équipe.
• Votre approche collaborative fait de vous un ou une partenaire de choix, vous pouvez travailler avec différents intervenants sur plusieurs dossiers simultanément.
• Votre débrouillardise et votre sens du service à la clientèle vous incitent à donner le meilleur de vous-même.
• Vous avez de la facilité à communiquer en anglais et pouvez interagir occasionnellement avec les partenaires et la clientèle.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.
   

Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!